Légalisation et dérogations selon l’Igréc 587-599

Titre IV - Chapitre VII - Section 2 -
La légalisation des actes français destinés à être utilisés à l’étranger et des actes étrangers produits en France ou dans un pays tiers

Sous-section 1 - Règles générales

587 La légalisation de signature est une mesure administrative qui consiste à authentifier une signature et la qualité du signataire par l’apposition d’un contreseing officiel. Elle ne doit être donnée qu’aux pièces demandées par une autorité publique qui se fonde elle-même sur une règle de droit interne ou une convention internationale. La légalisation facilite donc dans les relations internationales la preuve de l’authenticité d’un acte ou d’un document établis conformément aux règles de droit interne et favorise leur production et leur admission à l’étranger.

Conformément à l’article 8 du décret no 53-914 du 26 septembre 1953, portant simplifications de formalités administratives, les administrations publiques et les organismes contrôlés par l’État ne peuvent exiger la légalisation ou la certification matérielle des signatures apposées par les autorités françaises sur les pièces qui leur sont remises ou présentées.

A. - Copies ou extraits d’actes de l’état civil émanant d’autorités françaises et destinés à être utilisés en France

588 Les copies ou extraits des actes de l’état civil destinés à être utilisés en France, soit par des administrations, soit par des particuliers, font foi indépendamment de toute légalisation. Celle-ci ne peut donc être réclamée.
Les dispositions, à cet égard, de l’article 45 du code civil, qui a été abrogé par le décret no 62-921 du 3 août 1962 modifié, ont été reproduites à l’article 13 de ce dernier texte.

B. - Copies ou extraits d’actes de l’état civil émanant d’autorités françaises et destinés à être utilisés à l’étranger

589 Il appartient à chaque État d’exiger ou non la légalisation des documents qui doivent être utilisés sur son territoire ou produits devant ses autorités
Le consul en France du pays sur le territoire duquel l’acte doit être produit est, en principe, compétent pour légaliser le document. Généralement, il a fait légaliser au préalable l’acte par le bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères qui, en fait, appose un visa de conformité (voir no 590).
Si l’autorité étrangère l’accepte, cette légalisation peut revêtir une forme simplifiée :

• soit faire apposer le visa de conformité, par un agent du bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères français ou tout agent agissant en tant que délégué du ministère des affaires étrangères et faire surlégaliser la signature de l’agent visé ci-dessus par l’agent diplomatique ou consulaire français ;
• soit faire apposer directement le visa de conformité par l’agent diplomatique ou consulaire français (voir no 590). En effet, l’autorité consulaire française qui exerce ses fonctions dans le pays où l’acte doit être produit peut également être habilitée à effectuer la légalisation si une convention consulaire conclue entre ce pays et la France le prévoit expressément. L’existence de ces conventions peut être vérifiée auprès du ministère des affaires étrangères (bureau des légalisations). Dans l’affirmative, le document à légaliser est adressé directement à l’autorité consulaire française.

590 Dans le régime de droit commun, en l’absence de conventions internationales, il suffit que l’acte de l’état civil, destiné à l’étranger, soit directement revêtu du visa de conformité du ministre des affaires étrangères ou de celui d’un consul de France exerçant ses fonctions dans le pays où cette pièce doit être utilisée. Sans doute le département ministériel et l’autorité consulaire ne sont-ils pas en mesure de certifier l’exactitude matérielle de la signature apposée sur la copie ou l’extrait, du moins peuvent-ils « légaliser » cette pièce en attestant qu’elle correspond bien dans sa forme à une copie ou un extrait d’acte de l’état civil français. Ainsi la légalisation devrait-elle être refusée si le document présenté n’était pas établi conformément à l’article 13 du décret no 62-921 du 3 août 1962 modifié, et notamment s’il n’était pas revêtu de la signature et du sceau de l’autorité qui l’a délivré ou si sa présentation pouvait faire hésiter sur la véritable nature de l’acte.
Le visa de conformité est normalement délivré par le bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères. Mais le consul de France exerçant ses fonctions dans le pays où la pièce doit être produite peut également délivrer le visa de conformité.
La formule du visa de conformité apposée par les agents du ministère des affaires étrangères est la suivante : « ... (qualité de l’agent certificateur) certifie que le présent acte public a été établi dans les formes prévues par la loi française ».
Pour être admis au visa des agents du ministère des affaires étrangères les actes doivent remplir certaines conditions de présentation formelle et être revêtus des mentions suivantes :

• la signature de l’autorité signataire à l’exclusion de sa griffe ;
• la mention du nom et de la qualité de l’autorité signataire ;
• le sceau, le cachet ou le timbre du service dont relève l’autorité signataire.

La traduction officielle d’un acte peut être authentifiée dans les mêmes conditions.
Lorsque la traduction d’un acte public a été effectuée par un expert traducteur et que celui-ci a reporté sur l’original le numéro d’enregistrement figurant sur la traduction, la formule suivante est apposée « ... (qualité de l’agent certificateur) certifie que la présente traduction de l’acte public ci-joint a été effectuée par un traducteur-juré ».

591 Des conventions internationales, multilatérales ou bilatérales, dispensant certaines catégories d’actes de la légalisation ou simplifiant cette formalité, ont été conclues par la France.
En l’absence de convention, le procureur de la République du lieu où la copie ou l’extrait doit être utilisé peut, quand un obstacle de force majeure empêche les intéressés d’obtenir la légalisation, émettre un avis favorable à l’utilisation de ce document par l’officier de l’état civil indépendamment de la légalisation.

C. - Copies ou extraits d’actes de l’état civil émanant d’autorités étrangères et destinés à être utilisés en France

592 L’ordonnance royale d’août 1681 (livre Ier, titre IX, art. 23) dispose : « Tous actes expédiés dans les pays étrangers où il y aura des consuls ne feront aucune foi, s’ils ne sont pas par eux légalisés » [1].
Pour les exceptions conventionnelles à ce principe, voir les n° 598 et s.

On en déduisait que les copies ou extraits d’actes de l’état civil établis par des autorités étrangères devaient toujours être légalisés par des agents diplomatiques français, à savoir :

• les consuls de France accrédités dans les pays où les copies ou extraits ont été établis ;
• le ministère des affaires étrangères lorsque les documents ont été établis en France par des autorités étrangères.

593 Avec le développement des relations internationales, les usages diplomatiques ont évolué de façon à simplifier les pratiques suivies en la matière.
Il a d’abord été admis que les copies ou extraits d’actes de l’état civil établis dans un pays étranger pouvaient être légalisés par les consuls de ce pays accrédités en France, sauf à faire, en outre, viser le document par le ministère des affaires étrangères.
Puis, compte tenu de l’évolution du droit consulaire, le ministère des affaires étrangères a renoncé, à compter du 18 janvier 1967, à viser les documents établis dans un pays étranger et légalisés en France par le consul de ce pays ainsi que ceux établis par un consul étranger en France.

594 Il en résulte que peuvent être acceptés en France, tant par les administrations publiques que par les particuliers, les copies ou extraits :

• soit légalisés, à l’étranger, par un consul de France (voir no 595) ;
• soit légalisés, en France, par le consul du pays où ils ont été établis ;
• soit établis, en France, par un consul étranger sur la base d’actes de l’état civil conservés par lui.

En cas de doute grave portant sur la véracité de la signature, sur l’identité du timbre ou sur la qualité du signataire, les administrations publiques pourront toutefois faire vérifier le document par l’autorité qui l’a délivré.

595 a) La procédure
La légalisation consulaire est l’attestation donnée par un consulat de la véracité des signatures apposées sur un acte public étranger et de la qualité de ceux qui l’ont dressé ou expédié, afin qu’on puisse y ajouter foi partout où l’acte est produit.
Il est précisé que la légalisation des actes de l’état civil émanant de l’autorité locale étrangère incombe exclusivement aux agents diplomatiques ou consulaires, chargés des fonctions d’officier de l’état civil.
S’agissant d’un acte public, la légalisation a donc deux effets et implique par conséquent :

• que la signature apposée sur l’acte ait été matériellement reconnue ;
• que le document ait été établi par l’autorité qualifiée et offre toute apparence d’authenticité.

Les documents, quelle que soit leur forme, dont le contenu est contraire à l’ordre public français, ne doivent pas être légalisés par les agents diplomatiques et consulaires.
Ces dispositions impliquent que l’agent qui procède à la légalisation prenne connaissance du document qui lui est présenté.
Les documents destinés à être produits devant une autorité française ou en territoire français doivent être rédigés en français ou, au moins, être accompagnés d’une traduction en français.

Toutefois, la présentation de la traduction en français est facultative lorsque l’un, au moins, des agents diplomatiques ou consulaires possède une connaissance suffisante de la langue dans laquelle a été établi le document et peut s’assurer de son contenu. Les traductions en langue française des copies ou extraits d’actes de l’état civil étranger qui doivent les accompagner ne sont pas soumises à la légalisation, si elles sont effectuées par un traducteur assermenté auprès d’une cour d’appel ou de la Cour de cassation françaises : il suffit qu’elles soient revêtues de la signature et du sceau du traducteur (voir n° 586-1).

596 b) Modalités du contrôle effectué par le consul français en cas de légalisation
Selon l’article 3 du décret n° 46-2390 du 23 octobre 1946 relatif aux attributions des consuls en matière de procédure : « Les consuls sont tenus de légaliser les signatures des fonctionnaires publics de leur circonscription, que ceux-ci aient dressé l’acte ou qu’ils l’aient simplement eux-mêmes légalisé. Ils ne manqueront pas, dans tous les cas, de mentionner la qualité du signataire à l’époque où il a dressé l’acte ou l’a légalisé. Ils peuvent, d’autre part, légaliser les actes sous seing privé passés par les Français résidant dans leur circonscription. » [2]

• 1. Procédure préalable

Avant de procéder à une légalisation sur un acte public, l’agent doit authentifier le document et reconnaître la signature.

• • a) Authentification.

L’authentification d’un acte public, c’est-à-dire la détermination de l’autorité qualifiée pour l’établir, nécessite dans chaque cas un examen de la loi locale, éventuellement avec l’aide de l’avocat attaché au poste diplomatique ou consulaire.
En principe, la légalisation, par une autorité étrangère qualifiée, de la signature du fonctionnaire public qui a établi l’acte devrait suffire à justifier la qualité de ce dernier. Toutefois, il arrive qu’une telle légalisation ne porte, en réalité, que sur la seule reconnaissance matérielle de la signature. Si un document n’a pas été établi par un fonctionnaire qualifié, au sens de la législation locale, et même si des légalisations subséquentes ont déjà été effectuées, le poste diplomatique et consulaire doit s’abstenir de procéder à la légalisation afin que les autorités françaises devant lesquelles serait produit le document ne soient pas abusées.
Les consuls étant « tenus », aux termes du décret du 23 octobre 1946 modifié, de légaliser les signatures des fonctionnaires publics de leur circonscription, le refus de légaliser doit être motivé auprès du requérant, pour non-respect de la législation ou de la réglementation locale.
Lorsqu’un document est susceptible d’être utilisé d’une façon ambiguë (exemple : acte de baptême ou de mariage pouvant passer pour un acte de l’état civil), il ne peut être revêtu que de la seule légalisation matérielle, et une mention destinée à éviter un usage abusif (exemple : « le présent document ne saurait être considéré comme un acte de l’état civil ») est apposée sur le document.

• • b) Reconnaissance matérielle de la signature.

L’authenticité de l’acte étant assurée, l’agent procède à la reconnaissance matérielle de la signature à légaliser. La signature doit être manuscrite, à l’exclusion de toute griffe ou reproduction indirecte (ainsi une photocopie ne peut être légalisée que si elle a été authentifiée par l’autorité compétente). A défaut, une simple photocopie ne peut qu’être « certifiée conforme à l’original », à condition que celui-ci ait été présenté.
La reconnaissance de la signature ne peut résulter que de la confrontation entre la signature figurant sur le document et le spécimen préalablement déposé (types de signatures des autorités locales, signatures portées sur les fiches d’immatriculation).
S’il n’existe aucun dépôt préalable de spécimen, l’intéressé doit signer devant l’agent responsable après avoir fait la preuve de son identité et de sa nationalité.
Lorsqu’il s’agit de la légalisation de la signature d’une autorité locale, l’agent doit mentionner la qualité de cette autorité. A cet effet, il est souhaitable qu’il demande aux autorités de sa circonscription l’envoi du spécimen de leur signature avec l’orthographe de leur nom et leur qualité.
En aucun cas, il ne peut être procédé à une légalisation de signature sans reconnaissance expresse de celle-ci.

• 2. Formules de légalisation

La formule de légalisation des actes publics est la suivante :
Vu pour légalisation de la signature apposée ci-dessus (ou ci-contre) de
M. (Prénom(s), NOM, qualité) ...
A ..., le ...

Dans le cas des actes à caractère ambigu visés ci-dessus, la formule est la suivante :
Vu pour la seule légalisation matérielle de la signature de
M. (Prénom(s), NOM) ...
A ..., le ...

Sur le document légalisé, un cachet indiquant les nom, prénoms et qualité de l’agent qui a procédé à la légalisation doit être apposé en regard de la signature.
Le sceau de l’ambassade ou du consulat est apposé à côté de la signature de l’agent légalisateur.
Les deux formules mentionnées ci-dessus doivent être rédigées en langue française.

• 3. Surlégalisation en territoire français de la signature des agents diplomatiques ou consulaires

596-1 L’article 4 du décret n° 46-2390 du 23 octobre 1946 modifié par le décret no 65-283 du 12 avril 1965 dispose :
« Lorsque les actes prévus à l’article 3 sont destinés à être produits à l’étranger, hors des postes diplomatiques et consulaires français, la signature des consuls doit être légalisée par le ministre des affaires étrangères ou par les fonctionnaires qu’il a délégués à cet effet. »
En outre, aux termes du décret n° 53-914 du 26 septembre 1953 portant simplification des formalités administratives (art. 1 et 8) :
« Les administrations, services et établissements publics, les entreprises, organismes et caisses contrôlés par l’État... ne peuvent exiger la légalisation, ou la certification matérielle des signatures (des autorités françaises) apposées sur les pièces qui leur sont remises ou présentées. »

Il résulte de l’interprétation donnée à ces deux décrets par les ministères intéressés que la signature des consuls apposée sur les pièces ou documents, authentiques ou sous seing privé, légalisés ou établis par eux, n’a pas à être surlégalisée par le ministère des affaires étrangères lorsque ces pièces ou documents sont destinés à être produits soit en France, soit dans un autre poste diplomatique ou consulaire français.
La surlégalisation par le bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères n’est exigible que dans le cas où un document établi par l’autorité locale du pays de résidence du consul et visé par lui doit être produit devant l’autorité d’un pays tiers.
La nationalité du requérant n’a pas à être prise en considération.

• Spécimens de signature des agents du ministère des affaires étrangères :

En application de la circulaire interministérielle du 4 mai 1981, le bureau des légalisations procède à la surlégalisation prévue par l’article 4 précité du décret du 23 octobre 1946 modifié sur « visa de conformité ». Pour être admis au visa de ce bureau, les documents doivent présenter les mentions suivantes : signature manuscrite de l’agent qui a procédé à la légalisation, nom et qualité de l’agent, sceau de l’ambassade ou du consulat (la formule de légalisation doit par ailleurs être rédigée en langue française).
La procédure du « visa de conformité » dispense les postes diplomatiques et consulaires d’adresser au bureau des légalisations le spécimen de signature des agents habilités à légaliser.

• 4. Les frais

597 Les droits de légalisation sont perçus par le ministère des affaires étrangères ou les consuls de France ; ces autorités ont seules compétence pour accorder, dans les conditions fixées par la loi, remise du paiement de ces droits.

Sous-section 2 - Conventions internationales prévoyant la dispense ou la simplification de la légalisation

A. - Dispense de légalisation

598 Un certain nombre d’accords ont supprimé toute légalisation lorsque les copies ou extraits d’actes sont certifiés conformes à l’original par l’autorité étrangère compétente et revêtus de son sceau. Des accords bilatéraux ainsi que des conventions multilatérales ont été conclus.

S’agissant des accords bilatéraux, Voir les récapitulatifs

S’agissant des conventions multilatérales, certaines d’entre elles ont été élaborées dans le cadre de la Commission internationale de l’état civil (voir no 572, in fine, à 577-2). Ainsi, les actes de l’état civil établis et délivrés par l’un des États membres de cette commission sont acceptés sans légalisation sur le territoire des autres États membres en application des conventions suivantes :

• convention signée à Luxembourg le 26 septembre 1957 (J.O. du 2 septembre 1959), relative à la délivrance gratuite et à la dispense de légalisation des expéditions d’actes de l’état civil, en vigueur entre : Allemagne, Autriche, Belgique, France, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Portugal, Suisse, Turquie.
  Pour l’application de cette convention, il faut entendre par acte de l’état civil : les actes de naissance, mariage, décès, de déclaration d’enfant sans vie, de reconnaissance, les actes de divorce ou les transcriptions des décisions de justice, les transcriptions des ordonnances, jugements ou arrêts en matière d’état civil (art. 5 de la convention) ;
• convention signée à Vienne le 8 septembre 1976
  Elle se substitue à la convention du 26 septembre 1956 (voir no 574).
  (J.O. du 27 avril 1987) relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes d’état civil, en vigueur entre : Allemagne, Autriche, Belgique, Bosnie-Herzégovine, Croatie, Espagne, France, Italie, Luxembourg, Macédoine, Pays-Bas, Portugal, Slovénie, Suisse, Turquie ;
• convention signée à Athènes le 15 septembre 1977 (J.O. du 1er août 1982) portant dispense de légalisation pour certains actes et documents, en vigueur entre : Autriche, Espagne, France, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Portugal, Turquie.
  Dans le cadre de cette convention, sont acceptés sans légalisation ou formalité particulière mais à condition qu’ils soient datés, revêtus de la signature et, le cas échéant, du sceau ou du timbre de l’autorité d’un autre État contractant (art. 2) :
  « 1. Les actes et documents se rapportant à l’état civil, à la capacité ou à la situation familiale des personnes physiques, à leur nationalité, à leur domicile ou à leur résidence, quel que soit l’usage auquel ils sont destinés ;
  2. Tous autres actes et documents lorsqu’ils sont produits en vue de la célébration du mariage ou de l’établissement d’un acte de l’état civil.
  En cas de doute grave portant sur la véracité de la signature, sur l’identité du timbre ou sur la qualité du signataire, l’autorité à laquelle l’acte ou le document est présenté peut le faire vérifier par l’autorité qui l’a délivré. Cette demande de vérification peut être faite au moyen d’une formule plurilingue dont le modèle est annexé à la convention. »

B. - Simplification de la légalisation

598-1 La convention de La Haye du 5 octobre 1961 substitue la formalité de l’apostille à l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers.
Cette convention est entrée en vigueur pour la France le 24 janvier 1965 (décret no 65-57 du 22 janvier 1965 - J.O. du 28 janvier 1965).

Les actes publics et les actes sous seing privé revêtus d’une mention officielle (mention d’enregistrement, visa pour date certaine, certification de signature...) émanant des États qui sont liés par la convention de La Haye peuvent donc être produits devant les autorités de chacun de ces États, sans être légalisés, dès lors qu’ils sont revêtus de l’apostille.
L’apostille se présente sous la forme d’un carré de 9 cm de côté au minimum et comporte un certain nombre de mentions obligatoires dont la référence à la convention et l’indication des autorités ayant établi le document et ayant apposé l’apostille.
Elle est délivrée, à la requête du signataire ou de tout porteur de l’acte, par l’autorité compétente de l’État d’où émane le document.
Les autorités chargées de délivrer l’apostille sont désignées par chaque État contractant.

Ces autorités sont, en France, les procureurs généraux près les cours d’appel pour la métropole et les départements d’outre-mer. Dans les territoires d’outre-mer, ce sont les magistrats exerçant des fonctions équivalentes.
Lorsque des documents soumis au régime de l’apostille sont présentés à la légalisation des postes diplomatiques ou consulaires, ceux-ci avisent les requérants des dispositions conventionnelles et les invitent à demander l’apostille auprès des autorités locales qualifiées. La légalisation consulaire desdits documents ne doit pas être effectuée.
Il appartient aux postes diplomatiques ou consulaires de connaître les autorités qui, dans leur pays de résidence, sont habilitées à délivrer l’apostille.

Noms des pays ayant ratifié la convention de La Haye du 5 octobre 1961 ou y ayant adhéré Voir les récapitulatifs

591 Des conventions internationales, multilatérales ou bilatérales, dispensant certaines catégories d’actes de la légalisation ou simplifiant cette formalité, ont été conclues par la France (voir nos 598 et s.).

En l’absence de convention, le procureur de la République du lieu où la copie ou l’extrait doit être utilisé peut, quand un obstacle de force majeure empêche les intéressés d’obtenir la légalisation, émettre un avis favorable à l’utilisation de ce document par l’officier de l’état civil indépendamment de la légalisation.

Mais il convient de remarquer que la formalité de l’apostille ne peut être exigée par les pays susvisés lorsque leur législation ne connaît pas l’exigence de la légalisation ou s’en dispense ou lorsqu’ils sont liés avec la France par un accord prévoyant une telle dispense.

C. - État du droit conventionnel

Voir les récapitulatifs